Goed bestemd

Gisteravond was weer eens een avond in het gemeentehuis waarbij ik aan het einde goed gestemd naar huis ging. En dat is eerlijk gezegd dit keer een soort zwak uitgedrukt.

Enige tijd geleden schreef ik mijn blog over Lea(r)n gemeente Kaag en Braassem over een betere en efficiëntere dienstverlening.

Door de doorlooptijd van een dienst (zoals bijvoorbeeld een bestemmingsplan procedure) scherp te stellen (bv door te roepen dat het in een week kan) kun je de betrokkenen bij zo'n proces bewegen om te bedenken wat ervoor nodig is om het in een week te (moeten) doen. 

Hierdoor kunnen verspillingen (zoals tijd of beperkte draagvlak dus bezwaren) uit het proces worden gehaald. Uiteraard is daarbij een week niet het doel op zich (kan overigens wel een doel zijn) , maar door de verspilling uit het proces te halen, zal de kwaliteit en klantwaarde binnen het proces verbeteren. De kwaliteit en klantwaarde zijn in dit geval dan de (maximale)betrokkenheid van belanghebbenden, goede communicatie (niet eenzijdig, maar interactief) , duidelijke verwachtingen en draagvlak voor het plan. 

Uiteraard werd ik voor gek verklaard. "Een bestemmingsplan duurt een jaar, als het niet langer is, dat KAN niet sneller". 

Gisteravond werd er door de afdeling Ruimtelijke Ordening van Kaag en Braassem een avond georganiseerd over het innoveren en versnellen van het bestemmingsplan proces.
In een uur tijd werden we meegenomen in de ambitie van de afdeling om het bestemmingsplan proces tot 8 weken terug te brengen, waarvan 6 weken (wettelijke!!) inzage termijn. 

Hoe? Door in twee thema weken in de ontwerp fase met elkaar de belangen op tafel te leggen, toe te lichten, af te wegen en waar nodig aan te passen. 
Complimenten voor de aanpak en deze ambitie. Het is de manier om daadwerkelijk anders te doen en de "voorkant" optimaal te gebruiken. Ik ben uiteraard zeer benieuwd naar het vervolg en het resultaat.

Uiteraard zitten er nog wel wat aandachtspunten aan. 

• Alle belanghebbenden in dit proces zullen vroegtijdig en op vooruitstrevende manier betrokken moeten worden en het proces ("De Flow") duidelijk voor ogen moeten hebben (wat, wanneer en hoe?);
• Ga pas "De Flow" in als alles wat benodigd is compleet en bekend is;
• Stuur tijdig bij als het anders dreigt te gaan of meer informatie gewenst danwel nodig is;
• Gewoon doen, leer van de aanpak en verbeter dit op een volgend plan.

Nog mooier is om het plan daarbij in een (BIM) 3d model te zetten en in de omgeving te plaatsen. Dit geeft een duidelijk beeld in wat het plan voor consequenties heeft voor en in relatie met de omgeving.   

Daarnaast zal de rol van de raad moeten veranderen. Wij zullen op de zijlijn moeten staan. Als scheidsrechter van het proces en de input laten leveren door de belanghebbenden. Dat vraagt wat van ons, maar ik heb daar alle vertrouwen in.

Deze aanpak is niet alleen toepasbaar op het ruimtelijk proces. Deze aanpak geldt voor ieder proces binnen het gemeentehuis. Dus nog genoeg te doen.

Complimenten voor de afdeling en heel veel succes gewenst met de uitvoering ervan. Het zal met vallen en opstaan gaan, maar geniet vooral van de energie en het resultaat!